ビデオ会議システムサーバー

ビデオ会議ハブ VCH1は、いろいろな情報を参加者間で共有するために、以下の資料共有機能を持っています。

・パソコンの画面表示を共有する画面共有機能

・ファイルをビデオ会議ハブ VCH1にアップロードして共有するファイル共有機能

・自由に絵や文字を描画できるホワイトボード

・自由にテキストを書き込み編集できるテキストボード

共有資料は、会議画面のデータウィンドウに表示されます。資料の種類に応じた4つのデータウィンドウがあり、画面下部の操作バーのデータウィンドウ切替ボタンで、表示するウィンドウをワンタッチで切り替えることができます。

(1) Textウィンドウ

　テキストボードまたはアップロードされたテキストファイルを表示します。

(2) Imageウィンドウ

　ホワイトボードまたはアップロードされたPDFファイル、静止画ファイルを表示します。

(3) Movieウィンドウ

　アップロードされたMP4形式の動画ファイルを再生して表示します。

(4) Screenウィンドウ

　パソコンの共有画面を表示します。

画面の表示内容はすべてのパソコンで共通です。あるパソコンで表示を変更すると、連動して他のパソコンでも表示が同様に変化しますので、説明や議論のポイントを確実に共有することができます。

パソコンのデスクトップ画面やアプリケーションの画面を簡単に共有できます。高解像度で表示されますので、どのような資料でも共有することができます。共有されるのは表示のみで、パソコンの操作権が共有されることはありません。

共有画面はScreenウィンドウに表示されます。どの参加者も画面のある箇所をクリックして矢印のポインターを表示したり、表示されている画面の上に図形や文字を描画することができます。

共有されている画面が変化したときに、その部分のデータを送る方式ですので、画面が変化しないときにはネットワークを使用しません。画面の状態は1秒間隔でチェックされ、画面の変化が他のパソコンに伝えられるまでの遅れは1から2秒程度です。

Screenウィンドウの表示例（デスクトップ画面共有、アプリケーション画面共有）

画面を共有する手順

画面下部の操作バーのShareScreenボタンを押すと、画面共有の設定画面が表示されます。そこで、共有する画面を選択してStartボタンを押すと直ちに画面共有が始まります。

画面の共有はどのパソコンからでも行うことができますが、同時に共有できるのは１つのみです。画面共有中に別のパソコンが画面共有を開始すると、もとのパソコンの画面共有は停止します。

アプリケーションのウィンドウを共有する場合、内容が表示できないアプリケーションもあります。設定画面でウィンドウの表示を確認してから、Startボタンを押してください。表示できない場合には、デスクトップ画面を共有し、表示を拡大して上下左右にスクロールすることにより、そのアプリケーション画面部分を共有することができます。

パソコンの資料ファイルをビデオ会議ハブ VCH1にアップロードして共有できます。以下の各種ファイルをアップロードすることができます。

・テキストファイル（.txt）

・PDFファイル（.pdf）

・静止画ファイル（.jpg、.png）

・動画ファイル（.mp4）

・ZIP圧縮ファイル（.zip）

共有ファイルの表示例（Textウィンドウ、Imageウィンドウ、Movieウィンドウ）

ファイルをアップロードする手順

すべての参加者は、いつでもパソコンのファイルをビデオ会議ハブ VCH1にアップロードすることができます。

画面下部の操作バーのUploadFileボタンを押してファイルを選択すると、アップロード確認画面が表示されます。そこでYesボタンを押すと、ファイルのアップロードが始まります。アップロード確認画面でそのファイルのダウンロードを許可するかしないかを選択できます。

アップロードが完了すると、その資料が表示されます。動画ファイルの場合には自動的に再生が始まります。

共有ファイル表示画面の操作

どの参加者も表示するファイルの選択、PDFファイルのページ送り、動画ファイルの再生、停止などの操作を行うことができます。

PDFファイルや静止画ファイルが表示されているときには、表示されている資料のある箇所をクリックして矢印のポインターを表示したり、表示画面に図形や文字を書き込むことができます。

テキストファイルが表示されている場合には、あるテキスト行をクリックして色替したり、テキストの挿入や変更を行うことができます。これらの操作もすべての参加者が同時に行うことができます。

ファイルの選択

画面下部の操作バーのSELボタンを押すと、ファイル一覧を含む選択画面が表示されます。そこで表示したいファイルを選択してExecボタンを押すと、すべての参加パソコンでそのファイルが表示されます。

また、選択画面でファイルを選択してダウンロードしたり、ビデオ会議ハブ VCH1から削除することができます。

ファイルのダウンロード

ファイルをアップロードするときにダウンロード許可を選択した場合、他の参加者はそのファイルをダウンロードして自分のパソコンに保存することができます。

最大100MBまでのZIP圧縮ファイルをアップロードすることができますので、メールに添付できないようなサイズのファイルをやり取りすることができます。

セキュリティポリシーなどによりファイル交換が制約されている場合には、ビデオ会議ハブ VCH1の設定でファイルのダウンロードをすべて禁止することもできます。

ホワイトボードは図形や文字を書き込み、共有するためのものです。すべての参加者が同時に書き込むことができ、最大10ページまで使用することができます。

言葉で表現が難しいものでも、ホワイトボードに絵を描くことでわかりやすく説明できる場合があります。また、自由なブレインストーミングのような場面で、アイデアを表現するために使用することもできます。

ホワイトボードの表示例（Imageウィンドウ）

ホワイトボードへの描画

ホワイトボードに描画するには、画面下部の操作バーのDrawボタンを押します。描画ツールが表示されますので、そこでペンやテキスト入力などのツールを選択して、図形や文字をホワイトボードに書き込むことができます。

「ファイル」、「ペースト」ボタンでパソコンのファイル、クリップボードから画像を取り込むことができます。

「保存」ボタンで描画データをパソコンに保存することができます。

共有画面や共有ファイルに描画する場合にも、この描画ツールを使用します。

テキストボードは文字を書き込み、共有するためのものです。最大1MBまで書き込むことができます。

会議のはじめに議題を書いておいたり、会議中に議事録や結論などをまとめるために使用することができます。チャットのようにメッセージのやりとりに使うこともできます。

すべての参加者は、テキストボードにテキストを入力し、編集することができます。パソコンのクリップボードからテキストを貼り付けることもできます。また、テキストボードのテキストデータをパソコンに保存することもできます。クリップボードにコピーすることもできます。

テキストボードの表示例（Textウィンドウ）